Digital signering av avtal och dokument
Vad innebär digital signering?
Med elektronisk underskrift kan du skriva under avtal och dokument utan papper. Hur undertecknaren identifieras varierar mellan tjänster: exempelvis e-legitimation, mejl eller en kod till telefonen. Metoderna ger olika starkt stöd för vem som har skrivit under. Kontrollera också hur tjänsten knyter underskriften till dokumentet och visar om innehållet har ändrats efteråt. Multifaktorautentisering kan stärka inloggningen, men ersätter inte dessa kontroller.
Genom att ha en e-signaturlösning kan ditt företag spara tid, speciellt då många tjänster även erbjuder avtalshantering där du enkelt kan spara viktiga avtal från leverantörer, partners och anställda. Du kan ofta få avtalen signerade direkt då det sker digitalt, istället för att behöva lösa logistik med papper.
Vid certifikatbaserad signering används ett elektroniskt certifikat från en certifieringsutfärdare. Alla elektroniska underskrifter bygger däremot inte på certifikat. En synlig namnteckning, identifiering och en kryptografisk underskrift är olika delar som inte bör blandas ihop.
Användningsområden för digital signering
Elektroniska underskrifter används i många arbetsflöden. För följande dokument och verksamhetsområden behöver du kontrollera både eventuella formkrav och mottagarens instruktioner:
- Avtal
- Årsredovisning
- Handlingar inom läkemedelsområdet
- Handlingar som skickas till Bolagsverket
- Protokoll
- Dokument (PDF)
- Fastställelseintyg
- Anställningsavtal
Du kan skriva under som privatperson eller som behörig företrädare för ett företag. En elektronisk underskrift kan få rättslig verkan, men den gör inte automatiskt varje avtal giltigt. Behörighet, avtalets innehåll och eventuella krav på en viss form behöver också vara uppfyllda.
En tjänst för digital signering och avtalshantering kan minska behovet av utskrifter. Kontrollera att du kan exportera både det undertecknade dokumentet och underlaget som behövs för att kontrollera underskriften även efter att abonnemanget upphör.
Gäller digital signering i andra länder?
Har du kunder eller leverantörer i andra delar av världen är det viktigt att säkerställa validiteten av digitala underskrifter i respektive land.
Europa
EU:s förordning eIDAS skiljer mellan olika nivåer av elektroniska underskrifter. En underskrift får inte nekas rättslig verkan eller användning som bevis enbart för att den är elektronisk eller inte är kvalificerad. En kvalificerad elektronisk underskrift har samma rättsliga verkan som en handskriven underskrift. Det betyder inte att alla elektroniska metoder uppfyller formkraven för varje handling. Se artikel 25 i eIDAS-förordningen.
- USA: kontrollera vilka regler som gäller för den aktuella handlingen och vilka krav mottagaren ställer. Utgå inte från att EU:s regler avgör frågan.
- Asien: behandla inte regionen som ett gemensamt regelområde. Kontrollera det aktuella landet, dokumenttypen och mottagarens krav innan ni väljer metod.
Vanliga frågor och svar om e-signering
Hur fungerar digital signering?
I en signeringstjänst öppnar du normalt dokumentet, granskar innehållet och bekräftar att du vill skriva under. Identifieringen kan exempelvis ske med BankID eller annan e-legitimation. En kod via mejl eller telefon kan ingå i andra lösningar, men visar inte nödvändigtvis identiteten med samma tillförlitlighet. Spara det färdiga dokumentet och tjänstens underskriftsunderlag.
Du kan signera ett dokument eller avtal genom mobilen, din surfplatta eller dator.
Är en digital signatur giltig?
Det beror på vilken handling som ska skrivas under och vilka krav som gäller. Elektroniska underskrifter delas in i tre kategorier:
- Enkel elektronisk underskrift, ofta kallad SES: exempelvis ett inskrivet namn eller en infogad namnteckning som används för att skriva under. Bevisvärdet beror på vilket underlag som finns.
- Avancerad elektronisk underskrift, AdES: ska vara unikt knuten till undertecknaren, göra identifiering möjlig, skapas under undertecknarens kontroll med hög tillförlitlighet och göra efterföljande ändringar i de undertecknade uppgifterna upptäckbara. Att BankID används i ett steg räcker inte ensamt för att visa att hela lösningen uppfyller kraven.
- Kvalificerad elektronisk underskrift, QES: en avancerad underskrift som dessutom bygger på ett kvalificerat certifikat och skapas med en kvalificerad anordning.
Lagen (2000:832) om kvalificerade elektroniska signaturer upphävdes den 1 juli 2016 och ska inte användas som beskrivning av dagens regler. Upphävandet framgår av Riksdagens författningstext. För dagens skillnader mellan nivåerna, läs PTS om kvalificerade elektroniska underskrifter.
En signatur genom t.ex. Apples förhandsvisning på Mac-datorer kan vara en enkel elektronisk underskrift. Den är inte generellt ogiltig, men en infogad namnteckning ger inte i sig samma kontroll av identitet och dokumentets integritet som en avancerad underskrift. Kontrollera om mottagaren accepterar metoden och om handlingen har särskilda formkrav. Digg förklarar skillnaden mellan en inskannad namnteckning och en avancerad underskrift.
Vad kostar e-signering?
När du jämför priser behöver du skilja på avgift per signering och abonnemang, ibland med avtalshantering och andra funktioner. Det tidigare prisexemplet på denna sida, 10–100 kronor per underskrift, saknar verifierad källa och datum och bör därför inte användas som aktuellt prisunderlag. Be i stället om pris för er volym och kontrollera om leverantören räknar per dokument, undertecknare eller genomförd signering.
Ett abonnemang kan också innehålla rörliga avgifter. Jämför den totala kostnaden vid er normala volym och vid tillfälliga toppar: ingående signeringar, extra användare, identifieringsmetoder, arkivering och export. Många avtal per månad gör inte automatiskt ett visst abonnemang billigast.
Du kan även hitta gratis lösningar för digital signering. Kontrollera begränsningar i antal dokument, identifiering och export. Ett lågt pris säger inget om huruvida metoden uppfyller kraven för just den handling du ska skriva under.
Kan man skriva en underskrift i Word och använda den som signatur?
Ja, men skilj mellan en synlig namnteckning och en digital signatur med certifikat. Ett inskrivet namn eller en infogad bild ger inte i sig den kontroll av identitet och dokumentets integritet som en certifikatbaserad signatur kan ge. Microsofts funktion för digitala signaturer i Office använder ett signeringscertifikat. Kontrollera därför vilken metod mottagaren kräver innan du skickar dokumentet, särskilt vid myndighetsärenden. Att namnteckningen syns på sidan är inte tillräckligt för att avgöra om alla krav är uppfyllda. Läs mer i Microsofts beskrivning av digitala signaturer och certifikat.
Kan man signera digitalt utan BankID?
Ja. BankID är inte den enda möjliga metoden. Andra lösningar kan använda annan e-legitimation, sms, smart kort, USB-token eller mobilapp. Vilken underskriftsnivå de uppnår beror på hela lösningen, inte bara på verktygets namn. Kontrollera mottagarens krav innan du väljer.