Innan du säger upp en molntjänst behöver du veta att informationen går att använda någon annanstans. En nedladdad fil är en början. Det avgörande är om rätt uppgifter, bilagor och samband följer med och går att läsa i nästa system.
Börja med det ni faktiskt behöver flytta
Gör en lista över arbetsuppgifterna som tjänsten stöder. I ett CRM-system kan det handla om kunder, kontaktpersoner, anteckningar och pågående affärer. I ett avtalssystem behövs kanske dokumenten, bilagorna och uppgifter om vem som undertecknat vad. Listan ska beskriva informationen, inte bara namnen på tjänstens menyer.
Markera också vad som hänger ihop. En kontaktperson utan koppling till rätt företag eller en bilaga utan koppling till sitt avtal kan vara svår att använda. Kontrollera om exporten innehåller identifierare som gör att sådana samband går att återskapa.
- Vilka uppgifter behövs i det dagliga arbetet efter bytet?
- Vilka dokument behöver finnas läsbara i ett separat arkiv?
- Vilka inställningar, behörigheter och integrationer måste byggas upp igen?
- Vem ansvarar för att varje del är kontrollerad?
Be om både exportformat och importbeskrivning
Fråga den nuvarande leverantören vilka format som finns och den nya leverantören vilka delar den kan läsa in. Att båda nämner CSV räcker inte som besked. Fältnamn, datumformat och hur flera värden i samma fält hanteras kan skilja sig åt. Bilagor kan dessutom levereras separat från tabellen som beskriver dem.
Be om ett litet, ofarligt exempel på exporten och en beskrivning av fälten. Använd testuppgifter när det går. Om riktiga uppgifter behövs ska provet ha rätt åtkomstskydd och en tydligt avgränsad mottagare. Lägg inte en kundexport i en öppen delningslänk för att förenkla överföringen.
eSams vägledning skiljer mellan att flytta själva tjänsten och att kunna få ut sin information. För många molntjänster är det senare den praktiska utgångspunkten. Rapporten riktar sig främst till myndigheter, men frågan är användbar även för ett företag som ska byta verktyg: vad kan faktiskt tas med?
Prova hela vägen till en användbar uppgift
Välj några representativa poster: en enkel, en med flera bilagor och en med historik eller specialfält. Öppna dem efter importen och jämför med originalet. Kontrollera även svenska tecken, radbrytningar, datum och tal. Ett lyckat importmeddelande visar att en process avslutats, men säger inte ensamt att innehållet blivit rätt.
Testa sedan en vanlig arbetsuppgift. Kan en kollega hitta kunden, öppna bilagan och förstå vilken version av dokumentet som gäller? Anteckna det som saknas och bestäm hur det ska hanteras innan ni flyttar resten. För digital avtalshantering är det särskilt viktigt att inte behandla en enkel lista över avtalsnamn som likvärdig med själva dokumenten.
Planera tid för export och efterkontroll
En stor export behöver inte bli tillgänglig direkt. Googles dokumentation för organisationsexport i Workspace beskriver exempelvis väntetid, begränsningar i vilka data som följer med och en tidsgräns för nedladdning från Googles tillfälliga lagring. Det är ett produktexempel, inte en tidsplan som kan överföras till andra tjänster. Läs den aktuella dokumentationen för just ert abonnemang.
Bestäm när den sista exporten ska tas och hur ändringar under flytten ska fångas upp. Om medarbetare fortsätter arbeta i det gamla systemet efter exporten behöver de nya uppgifterna hanteras uttryckligen. Annars kan två system innehålla olika versioner utan att någon märker det.
Avsluta när kontrollen är klar
Spara en enkel flyttjournal med datum, ansvarig, exportens omfattning och resultatet av provimporten. Kontrollera uppsägningsvillkor, kvarvarande åtkomst och hantering av data efter avslut med leverantören. Behåll nödvändig tillgång tills ni har verifierat flytten, inom de avtalsvillkor och krav som gäller för er information.
Molntjänstens flexibilitet blir användbar först när ni också har en fungerande väg ut. Den kontrollen kan göras redan när ni väljer en SaaS-tjänst, medan det fortfarande finns tid att jämföra alternativen.